Privacyreglement
Ellen Bender
De Veersweg 1
7223LL Baak
+31 (0)6 15662759
www.ellenbender.nl
Privacyreglement
Reglement betreffende de bescherming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) door Ellen Bender, Coaching en training. Ellen Bender houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met in achtneming van wat is bepaald in de AVG blijft gelden.
- Definities
- Bestand: Elk gestructureerd geheel van personeelsgegevens behorend tot de uitvoering van opdrachten van verschillende betrokkenen.
- Betrokkene: De natuurlijke persoon, van wie de persoonsgegevens door Ellen Bender word verkregen van opdrachtgevers of de persoon zelf en t.a.v. wie Ellen Bender een opdracht uitvoert.
- Ellen Bender: Een eenmanszaak gevestigd te De Veersweg 1, 7223LL Baak.
- Persoonsgegevens: Gegevens die herleidbaar zijn tot geïdentificeerde of identificeerbare betrokkenen.
- Verantwoordelijke: Ellen Bender
- Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.
- Doelstelling
- De doelstelling van het beheer en verwerking van persoonsgegevens is niet anders dan het kunnen beschikken over gegevens betreffende betrokkenen, ten einde beslissingen te kunnen nemen over begeleiding van betrokkenen in werk ten behoeve van de uitvoering van de opdrachten.
- Betrokkenen/ persoonsgegevens
- Klanten worden mondeling in kennis gesteld van het privacyreglement tijdens het acquisitie- intake- en of kennismakingsgesprek. Indien de klant dit wenst kan de klant een exemplaar overhandigd krijgen.
- Beheer/ verwerking van persoonsgegevens
- Het beheer van de persoonsgegevens geschiedt door de verantwoordelijke, in dit geval door Ellen Bender. Alle werkzaamheden betrekking hebbende op de juiste, volledige en tijdige verwerking van persoonsgegevens vindt plaats door de verantwoordelijke.
- Toegang tot de persoonsgegevens/ geheimhouding
- Alleen Ellen Bender, heeft toegang tot die persoonsgegevens die voor een juiste uitoefening van de taak noodzakelijk zijn.
- Ellen Bender verbindt zich, voor zover dat niet al is geschied, naar derden, geheimhouding op te leggen ten aanzien van alle persoonsgegevens, waarin zij inzage hebben. Deze geheimhoudingsplicht geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling van persoonsgegevens verplicht, dan wel indien uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
- Organisatie en beveiliging
- De verantwoordelijke treft passende en technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen dienen, rekening houdend met de stand van de techniek en de daarmee gemoeide kosten, een passend beveiligingsniveau te garanderen, gelet op de risico’s van de verwerking van personeelsgegevens.
- De verantwoordelijke ziet erop toe dat er waarborging van een juiste uitvoering conform dit reglement de nodige procedures worden vastgesteld.
- Verstrekking van persoonsgegevens
- De door opdrachtgevers verstrekte gegevens over klanten zijn persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet is bepaald.
- De door andere opdrachtgevers verstrekte gegevens zijn uitsluitend voor het doel bestemd waarvoor ze zijn overgedragen.
- De verantwoordelijke verstrekt persoonsgegevens slechts aan derden in geval dat verenigbaar is met de doelstelling, zoals is opgenomen in hoofdstuk 2 en dat vereist is of krachtens een wettelijk voorschrift, of in geval de betrokkene, dan wel – indien van toepassing- zijn wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijke toestemming heeft verleend of in geval dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, tenzij het belang of de rechten en vrijheden van betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.
- Van de verstrekte gegevens ontvangt de betrokkene, respectievelijk zijn wettelijk vertegenwoordiger, op verzoek een afschrift. De verantwoordelijke draagt er tevens zorg voor dat deze derden de geheimhoudingsplicht naleven, voor zover voor deze derden niet reeds uit hoofde van hun ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsverplichting geldt.
- De verantwoordelijke draagt er zorg voor, dat voldoende waarborgen bestaan voor de identificatie van degene die inzage in de persoonsgegevens verzoekt.
- Inzage en aanvulling van persoonsgegevens, verbetering en verwijdering van onjuiste persoonsgegevens
- Betrokkene kan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken om inzage in de persoonsgegevens welke ten tijde van de ontvangst van een zodanig verzoek over de betrokkene in het bestand zijn opgenomen.
- Tevens kunnen betrokkenen van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen, aan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken om aanvulling van hun persoonsgegevens en verbetering en verwijdering van onjuiste persoonsgegevens.
- Betrokkenen kunnen aan derden schriftelijk een machtiging verlenen om de schriftelijke verzoeken namens hen in te dienen.
- De verantwoordelijke draagt er zorg voor, dat voldoende waarborgen bestaan voor de identificatie van degene die inzage in de persoonsgegevens verzoekt.
- Inwilliging en afwijzing verzoek
- De verantwoordelijke willigt een verzoek in als bedoeld in hoofdstuk 8, lid 3, tenzij hij schriftelijk en met redenen omkleed betrokken binnen een termijn van 4 weken na ontvangst van het desbetreffende verzoek meedeelt het verzoek af te wijzen.
- Voor zover de beslissing een inwilliging van het verzoek inhoudt:
- • – wordt met betrekking tot het bedoelde in hoofdstuk 8, lid 1 een afschrift van de gevraagde persoonsgegevens verstrekt;
- • – wordt met betrekking tot het bedoelde in hoofdstuk 8, lid 2 een afschrift van de persoonsgegevens verstrekt, nadat aanvullingen, respectievelijk verbeteringen en/of verwijdering van onjuiste persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
- Tegen een beslissing als bedoeld in hoofdstuk 9, lid 1, kan binnen een termijn van 6 weken na dagtekening van de beslissing bezwaar gemaakt worden bij Ellen Bender.
- Verwijdering van gegevens
- De in het bestand opgenomen persoonsgegevens wordt bij beëindiging van de opdracht uit het bestand verwijderd. Ellen Bender draagt zorg voor het archiveren van de dossiers conform de in de wet vastgelegde bewaartermijnen.
- Slotbepalingen
- Dit privacyreglement ligt voor eenieder ter inzage bij de verantwoordelijke.
- Dit privacyreglement kan worden aangehaald als privacyreglement van Ellen Bender. Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van 16 juli 2018.